Setzen Sie auf innovative Gebietsoptimierung im Vertrieb!

Die Gebietsplanungssoftware muss wissen, wo genau sich Ihre Kunden auf der Landkarte befinden. Nur so ist eine exakte Planung möglich. Bei bloßen Postleitzahl-Betrachtungen beträgt die Ungenauigkeit im Handumdrehen 15 Minuten Fahrzeit - und das pro Kunde.

portatour^® wandelt die Adressen automatisch in Geokoordinaten um, ohne zusätzliche Kosten zu verursachen. Das passiert mit einer Geschwindigkeit von bis zu 100.000 Adressen pro Minute und zwar auch dann, wenn Adressen Schreibfehler beinhalten.

Das tatsächliche Straßennetz hat einen wesentlichen Einfluss auf die Fahrzeiten zu Kunden. Wenn eine Adresse 10 Kilometer Luftlinie entfernt ist, kann diese im ländlichen Raum in 10 Minuten erreicht werden. In der Stadt kann die Fahrt allerdings mehr als eine Stunde dauern. Ähnliche Auswirkungen haben Flüsse, Seen und Gebirge, die nicht oder nur mit deutlichem Umweg zu passieren sind. Wenn Luftlinien statt dem tatsächlichen Straßennetz verwendet werden, sind die Berechnungsergebnisse fehlerbehaftet. portatour^® rechnet immer mit echten Fahrstrecken, berücksichtigt dabei die historischen Fahrgeschwindigkeiten pro Straßenabschnitt und erreicht dadurch möglichst präzise Ergebnisse.

Wie häufig ein Kunde besucht werden soll, hat eine deutliche Auswirkung auf die benötigten Fahrzeiten im Gebiet. Wenn Sie einen Kunden wöchentlich statt monatlich besuchen, verbringen Sie für diesen in Summe mehr Zeit im Auto. Zusätzlich gilt es zu berücksichtigen, ob es nahegelegene Kunden gibt, die ein "kompatibles" Besuchsintervall haben und deshalb in einer Tagestour gemeinsam besucht werden können. Es macht einen spürbaren Effizienzunterschied, ob Sie 50 Kilometer wegen eines einzelnen Termins fahren oder auf dem Weg dorthin zusätzlich 5 weitere Kunden besuchen können.

Wenn Kunden stark eingeschränkte Öffnungszeiten haben - z.B. bei Arztpraxen - hat dies Auswirkung auf die benötigten Fahrzeiten im Gebiet. Es kann dann häufig der Fall sein, dass zwei geografisch naheliegende Kunden nicht in der selben Tagestour besucht werden können, da sie an unterschiedlichen Tagen geöffnet haben.

Die Besuchsdauer hat große Auswirkung auf die Anzahl der täglich erzielbaren Kundenbesuche. Bei weniger Kundenbesuchen pro Tag hat die tägliche An- & Abreise ins Gebiet einen größeren Einfluss auf die Gesamtfahrzeit in der betreffenden Region. Bei einer höheren täglichen Besuchsanzahl liegt der Einflussschwerpunkt dagegen auf den Fahrzeiten zwischen den Kundenbesuchen. portatour^® berücksichtigt die Besuchsdauern jedes einzelnen Kunden individuell.

Je kürzer die tägliche Arbeitszeit ist, desto negativer wirken sich weit entfernte Kunden aus. Bei einem 8-Stunden-Arbeitstage mag eine An- und Abreise von insgesamt 3 Stunden noch vertretbar sein, da in den verbleibenden 5 Stunden 5 Kundenbesuche möglich sind. Hat der Arbeitstag jedoch nur 4 Stunden, so sind dieselben 3 Stunden An- und Abreise nicht mehr akzeptabel, da nur noch Zeit für einen Kundenbesuch übrig bleibt. portatour^® berücksichtigt bei der Gebietsoptimierung die Arbeitszeiten jedes einzelnen Wochentags inklusive Pauseneinstellungen.

Ob auswärts übernachtet wird, hat bei geografisch großen Gebieten eine enorme Auswirkung auf die Gesamtfahrzeiten im Gebiet. Eine Hotelübernachtung kann z.B. insgesamt 4 Stunden Fahrzeit für An- und Abreise ersparen, die stattdessen für Kundenbesuche verwendet werden können. Wird dieser Umstand durch die Gebietsplanungssoftware ignoriert, sind die Ergebnisse unbrauchbar. portatour^® erlaubt eine Reihe an Einstellungen zur Auswärtsübernachtung jedes Außendienstmitarbeiters und berücksichtigt dabei z.B. die Mindestentfernung vom Heimatort, die maximale Anzahl an Auswärtsübernachtungen in Folge und die dafür erlaubten Wochentage. Jede Einstellung hat einen signifikanten Einfluss auf die Optimierung.

Der Außendienstmitarbeiter erledigt seine Kundenbesuche durch Absolvierung einzelner Tagestouren. Je besser die strategische Gebietsplanung auf die Anforderungen und Einflussgrößen der täglichen Tourenplanung Rücksicht nimmt, desto effizienter können diese Touren im Tagesgeschäft durchgeführt werden. portatour^® verfügt durch genaue Geokodierung, echte Fahrstrecken, Besuchsintervalle, Öffnungszeiten, Besuchsdauern, Arbeitszeiten und Auswärtsübernachtungen über dieses notwendige Tourenverständnis.

Bei Kundenbesuchen gibt es keine Garantie, dass der Ansprechpartner beim Kunden tatsächlich angetroffen wird bzw. Zeit für einen Besuch hat. Vor allem dann, wenn der Besuch nicht vorab via Terminvereinbarung avisiert ist. Dieser Umstand muss bei der Gebietsoptimierung berücksichtigt werden, denn je niedriger die Antreffquote, desto höher der Fahrzeitanteil und die Auslastung. Schließlich müssen Kunden mehrfach angefahren werden, um einen erfolgreichen Besuch zu absolvieren. Bei portatour^® ist diese Antreffquote konfigurierbar und wird auf die simulierten Tagestouren angewendet, was zu realitätsnahen Ergebnissen führt.

Das Straßennetz verändert sich pro Jahr um bis zu 15 %. Neue Straßen, Brücken und Tunnel werden eröffnet, verkehrsberuhigte Zonen werden geschaffen und Einbahn-, Abbiege- sowie Geschwindigkeitsregeln ändern sich. Diese Umgestaltungen wirken sich auf die Fahrzeiten der Außendienstmitarbeiter aus. Wird längerfristig keine Aktualisierung der Landkarten vorgenommen, erhält man ein verzerrtes Bild der Auslastungen der einzelnen Außendienstmitarbeiter und Optimierungen liefern suboptimale Ergebnisse. Bei portatour^® werden die Straßenkarten inklusive Geschwindigkeitsdaten quartalsweise aktualisiert, ohne dass für die Benutzer Aufwand oder Mehrkosten entstehen.

Bei lokaler Installation sind Sie meist von der IT-Abteilung abhängig, da Ressourcen für die Installation gebunden werden. Je mehr Personen die Gebietsplanungssoftware nutzen sollen, desto höher ist dieser Aufwand. Bei portatour^® ist keine Installation notwendig - ein Web-Browser genügt.

Herkömmliche Software zur Gebietsplanung sind Windows-Programme, die nur auf Windows-PCs laufen. Personen, die gerne Macs oder unterwegs Tablets verwenden, sind damit von der Benutzung ausgeschlossen. portatour^® hat diese Einschränkungen nicht. Sie können portatour^® von jedem Gerät mit modernem Web-Browser aufrufen und in vollem Umfang nutzen.

Die Gebietsoptimierung ist eine sehr rechenintensive Aufgabe. Herkömmliche Büro-PCs sind im Regelfall nicht für diese Aufgabe ausgelegt. Je älter der Büro-PC bzw. je leistungsschwächer der Prozessor, desto langsamer ist die Berechnung. Bei portatour^® kommen immer und ausschließlich moderne Hochleistungs-Server für die Berechnung zum Einsatz - egal von welchem Endgerät aus Sie zugreifen. Jeder dieser Server verfügt im Vergleich zu einem durchschnittlichen Büro-PC über die ca. 50-fache Berechnungskapazität. Entsprechend hoch ist die Geschwindigkeit.

Für die Gebietsplanung sind für Geokodierung von Adressen, zur Fahrzeitanalyse, usw. Landkartendaten notwendig. Je nach geografischer Abdeckung (Land, Kontinent, weltweit) und Detailierungsgrad werden dafür bis zu mehrere Gigabytes an Daten auf der Festplatte benötigt. Bei lokaler Installation herkömmlicher Gebietsplanungssoftware wird dieser Platz auf den PCs verbraucht. Bei portatour^® ist dieser Speicherplatz nicht notwendig, da die Daten zentral auf den SaaS-Servern gespeichert sind.

Ähnlich wie bei der Erstinstallation ist bei herkömmlicher Software die Installation eines Updates mit manuellem Aufwand, Wartezeit und eventuell Abhängigkeit von Ihrer IT-Abteilung verbunden. Bei portatour^® passieren Updates auf den SaaS-Servern automatisch, transparent und ohne Aufwand bzw. Wartezeit für Sie und das mehrmals jährlich.

Traditionelle Software hat ihren Schwerpunkt meist in der vielfältigen Visualisierung verschiedenster geografischer Daten. Eine große Palette an Tools ermöglicht es dann - mit entsprechender Vorarbeit - die Software unter anderem auch für die Planung von Außendienstgebieten brauchbar zu machen. Der Einarbeitungsaufwand ist dabei hoch und manche Anforderungen der Vertriebsgebietsoptimierung werden nur unzureichend oder gar nicht abgebildet. Bei portatour^® hingegen liegt der Fokus zu 100% auf der Vertriebsgebietsoptimierung. Den dafür notwendigen Funktionen wurde bei der Softwareentwicklung viel Aufmerksamkeit geschenkt, was die Benutzung intuitiv macht und Ablenkung durch nicht benötigte Funktionen von Haus aus vermeidet.

Je komplexer eine Benutzeroberfläche gestaltet ist, desto schwieriger ist die praktische Anwendung und umso höher wird der Einschulungsaufwand. Darüber hinaus ist die Gefahr groß, den Umgang mit der Software wieder zu verlernen, wenn man einige Wochen oder Monate nicht damit arbeitet. Herkömmliche Software zur Gebietsplanung ist häufig komplex aufgebaut, was zu Frustration bei neuen Benutzern führen kann. Bei portatour^® hingegen ist die Gebietsoptimierung in Form eines intuitiven Assistenten abgebildet, der immer nur jene Funktionen anbietet, die für den aktuellen Schritt benötigt werden. Dadurch ist die Benutzeroberfläche übersichtlich und einfach zu erlernen, was rasch zu Erfolgserlebnissen führt.

Um herkömmliche Geomarketing-Software für die Vertriebsgebietsoptimierung verwenden zu können, braucht es meist eine intensive Einschulung gefolgt von regelmäßiger Praxiserfahrung. Diesen zeitintensiven Anforderungen werden meist nur wenige Personen im Unternehmen gerecht. Dadurch beschränkt sich die Nutzung oft auf diese wenigen Personen und Verbesserungspotentiale bleiben häufig für längere Zeit liegen. Bei portatour^® soll durch die niedrige Einstiegshürde jede Person, die Verantwortung für Außendienst trägt, jederzeit Nutzen von der Gebietsanalyse und -optimierung ziehen. Denken Sie zum Beispiel an eine*n Regionalleiter*in, der einen Ausfall eines Teammitglieds bestmöglich überbrücken muss, was dank portatour^® spürbar einfacher wird.

Je mehr Einstellungen eine Optimierungssoftware erlaubt, desto besser können die an das Programm gestellten Anforderungen abgebildet werden. Mit jeder zusätzlichen Einstellmöglichkeit steigt aber auch die Gefahr, dass mit Berücksichtigung aller (eventuell sogar widersprüchlichen) Einstellungen keine bzw. keine sinnvolle Lösung mehr gefunden wird. Viele herkömmliche Programme zur Gebietsplanung brechen die Berechnung dann mit einer allgemeinen Fehlermeldung ab. portatour^® hingegen versucht in solchen Situationen Lösungen zu finden, welche die Einstellungen bestmöglich erfüllen. In Warnmeldungen wird erklärt, wo es Abweichungen von den Einstellungen gibt. Alternativ wird eine Fehlermeldung ausgeben, welche möglichst gute Hinweise auf die Ursache der "Unlösbarkeit" der Aufgabenstellung gibt.

Die Planung und Optimierung von Gebieten bedarf häufig eines Mehraugenprinzips, bevor eine Entscheidung gefällt und die neue Gebietsstruktur umgesetzt wird. Bei herkömmlicher Software zur Gebietsplanung muss dafür häufig noch auf Ausdrucke oder PDF-Exporte zurückgegriffen werden. Bei portatour^® hingegen ist das Teilen (Freigeben) von Ergebnissen für andere Benutzer mit wenigen Klicks direkt in der Anwendung möglich. Ein weiterer Vorteil davon ist, dass der andere Benutzer mit einer Kopie dieses Ergebnisses weiterarbeiten und ggf. noch selbst Anpassungen und neue Optimierungen vornehmen kann.

Die Arbeitszeit der Außendienstmitarbeiter ist teuer und somit wertvoll (siehe Blogartikel: Was kostet mich mein Außendienst eigentlich und warum macht gute Tourenplanung Sinn?). Möglichst viel dieser Arbeitszeit sollte daher mit Kundenbesuchen und nicht auf der Straße verbracht werden. Zusätzlich dazu entstehen Kosten durch Treibstoffverbrauch und Fahrzeugverschleiß und nicht zuletzt wird durch unnötige Kilometer die Umwelt belastet. Ein Ziel von Gebietsoptimierung ist daher die Reduktion von Fahrzeit und -strecke. Herkömmliche Software zur Vertriebsgebietsplanung unterstützt dieses Ziel meist nur eingeschränkt, da die Optimierung bestenfalls auf ungenauen Schätzungen basiert (siehe "Genauigkeit & Qualität"). portatour^® hingegen arbeitet auf Basis einer Tourensimulation mit echten Fahrstrecken, was die Optimierung möglichst realitätsnah macht. Sie erhalten zudem nicht nur eine einzige Lösung präsentiert, sondern bis zu 7 unterschiedliche Vorschläge, die sich in der Priorisierung von Fahrzeitreduktion vs. Auslastungsbalance unterscheiden. Zwischen diesen Lösungen schalten Sie zum direkten Vergleichen in Sekundenschnelle um.

Die Arbeitslast im Außendienst entsteht primär durch Besuchszeit und Fahrzeit. Diese Arbeitslast ist bei der Gebietsoptimierung auf die einzelnen Mitarbeiter zu verteilen, sodass die für den Außendienst verfügbare Arbeitszeit möglichst gut genutzt wird - d.h. weder eine Überlast noch eine Unterlast entsteht. Überlast führt zu unrealistischen Erwartungen und folglich zu Unzufriedenheit der Mitarbeiter, Unterlast zu einer Verschwendung von Mitarbeiterressourcen. Traditionelle Software zur Gebietsoptimierung unterstützt dieses Ziel meist nur eingeschränkt, da die Optimierung bloß auf ungenauen Schätzungen basiert (siehe "Genauigkeit & Qualität"). Bei portatour^® hingegen basiert die Optimierung auf Tourensimulation mit Berücksichtigung von Besuchsintervallen, Besuchsdauern, Antreffquoten, Arbeitszeiten uvm. Die Ermittlung der Auslastung ist dadurch möglichst realitätsnah. Sie erhalten zudem nicht nur eine einzige Lösung präsentiert, sondern bis zu 7 unterschiedliche Lösungsvorschläge, die sich in der Priorisierung von Fahrzeitreduktion vs. Auslastungsbalance unterscheiden. Zwischen diesen Lösungen schalten Sie zum Vergleichen in Sekundenschnelle um.

Kundenbesuche des Vertriebsaußendienstes haben den Zweck, den Unternehmensumsatz direkt oder indirekt zu steigern. Eine Steigerung der Besuchsfrequenz führt somit im Normalfall auch zur Steigerung des Umsatzes. Durch Gebietsoptimierung erzeugen Sie zusätzliche Zeit für Kundenbesuche durch die Reduktion von Fahrzeit oder den Ausgleich von Unterlastsituationen. Traditionelle Software zur Gebietsoptimierung unterstützt dieses Ziel meist nur eingeschränkt, da nur mit ungenauen Schätzungen gearbeitet wird (siehe "Genauigkeit & Qualität"). Bei portatour^® hingegen basiert die Optimierung auf realitätsnahen Tourensimulationen. Jeder zusätzliche Kundenbesuch, den Sie durch die bessere Optimierung erzielen, wird sich schlussendlich in zusätzlichen Umsatz für Ihr Unternehmen auswirken.

Typischerweise werden Kunden je nach Priorität (z.B. ABC-Klassifizierung) in unterschiedlichen Besuchsfrequenzen (z.B. wöchentlich, monatlich oder quartalsweise) besucht. Die Priorisierung spiegelt die Umsatzgrößen bzw. die Umsatzpotentiale der Kunden wider, welche durch die Außendienstbesuche gehalten bzw. gehoben werden sollen. In manchen Fällen gibt es auch verbindliche Vereinbarungen mit Kunden, wie häufig die Besuchstermine erfolgen sollen. Durch Gebietsoptimierung mit Ressourcenplanung soll sichergestellt werden, dass alle diese gewünschten Intervalle eingehalten werden können. Herkömmliche Software zur Gebietsoptimierung unterstützt dieses Ziel meist nur eingeschränkt, da die Optimierung bloß auf ungenauen Schätzungen basiert (siehe "Genauigkeit & Qualität"). Dies führt in der Praxis häufig zu Überlastsituationen, welche als Konsequenz zu einer Überschreitung von Besuchsintervallen oder im schlimmsten Fall zum gänzlichen Besuchsstopp bei einzelnen Kunden führt. Bei portatour^® hingegen basiert die Optimierung auf realitätsnahen Tourensimulationen, was die frühzeitige Erkennung von Überlastsituationen unterstützt und ein rechtzeitiges Gegensteuern ermöglicht.

Bei geografisch großen Gebieten sind Auswärtsübernachtungen ein adäquates Mittel, um Fahrzeiten zu reduzieren und zusätzliche Kundenbesuche zu erzielen. Eine Hotelübernachtung anstatt der Heimfahrt spart z.B. 4 Stunden Fahrzeit (2 Stunden je Richtung). Dessen ungeachtet soll gute Gebietsoptimierung dafür sorgen, dass die Anzahl notwendiger Auswärtsübernachtungen reduziert wird. Hotelübernachtungen kosten nämlich Geld und sind bei Mitarbeitern meist nicht sehr beliebt. Herkömmliche Software zur Gebietsplanung ignoriert Auswärtsübernachtungen meist, weshalb auch keine Optimierung dieser durchgeführt wird. Bei portatour^® hingegen basiert die Optimierung auf realitätsnahen Tourensimulationen, wo Auswärtsübernachtungen berücksichtigt und minimiert werden, was Hotelkosten spart und die Mitarbeiterzufriedenheit steigert.

Wenn Sie einer Überlastsituation begegnen oder neue geografische Regionen erschließen wollen, ist es schwierig, im Vorfeld die Anzahl und die idealen Heimatorte der neuen Außendienstmitarbeiter zu bestimmen. Die Mitarbeiteranzahl hat nicht nur eine signifikante Auswirkung auf das Kostenbudget, sondern spielt auch bei der Wahl der idealen Heimatorte eine wichtige Rolle. Ein einfaches Beispiel: Wenn in einem neuen Gebiet eine Person eingestellt wird, soll diese idealerweise im Zentrum dieser Region beheimatet sein. Werden in der selben Umgebung zwei Personen neu eingestellt, sollten diese idealerweise Nord-Süd- oder Ost-West-getrennt beheimatet sein. Herkömmliche Software zur Gebietsplanung ist dabei meist nur eingeschränkt hilfreich, da die Auslastungen nur auf ungenauen Schätzungen basieren (siehe "Genauigkeit & Qualität") und Ressourcenplanung häufig ein manueller Vorgang ist. Bei portatour^® hingegen basiert die Optimierung auf realitätsnahen Tourensimulationen, bei denen automatisch eine unterschiedliche Anzahl an neuen Mitarbeitern und unterschiedliche Heimatorte evaluiert werden. Sie erhalten dadurch auf Wunsch nicht nur eine einzige Lösung präsentiert, sondern unterschiedliche Vorschläge. Zwischen diesen Lösungsansätzen schalten Sie zum direkten Vergleichen in Sekundenschnelle um.

Wenn ein Außendienstmitarbeiter das Unternehmen verlassen soll oder bereits hat - und dabei keine unmittelbare Nachbesetzung erfolgt -, müssen die Kunden dieses Mitarbeiters optimiert auf umliegende Kollegen aufgeteilt und deren neue Auslastung ermittelt werden. Optional sollen diese Kollegen ihrerseits Kunden an deren benachbarte Kollegen weitergeben, um keine Überlast entstehen zu lassen. Herkömmliche Software zur Gebietsplanung ist dabei meist nur eingeschränkt hilfreich, da die Auslastungen bloß auf ungenauen Schätzungen basieren (siehe "Genauigkeit & Qualität") und gewünschte Einschränkungen bzw. Vorgaben für die Kundenverteilung nicht im Automatismus abgebildet werden können. Bei portatour^® hingegen basiert die Auslastungsermittlung auf realitätsnahen Tourensimulationen und das Szenario von ausscheidenden Mitarbeitern ist mit vielen Einstellmöglichkeiten abgedeckt.

Durch Gebietsoptimierung sind häufig Effizienzsteigerungen von über 10% erreichbar. Allerdings kann in manchen Unternehmen die Durchführung von Kundenübergaben einen erheblichen einmaligen Aufwand bedeuten. Ein Beispiel ist ein Übergabe- und ein Vorstellungsgespräch des neuen Betreuers bei den betroffenen Kunden. Deshalb mag es wünschenswert sein, auf den einen oder anderen Prozentpunkt an Effizienzsteigerung verzichten, wenn dadurch der Übergabeaufwand signifikant sinkt. Zum Beispiel kann eine Lösung bevorzugt werden, die in Summe "nur" 8% Effizienzsteigerung bringt und im Schnitt 40 Kunden pro ADM zur Übergabe vorsieht, statt einer Lösung, die zwar 10% Effizienzsteigerung bringt, bei der im Schnitt jedoch 120 Kunden pro ADM übergeben werden müssen. Herkömmliche Software zur Gebietsoptimierung lässt solche Einschränkungen häufig nicht zu. Bei portatour^® hingegen kann pro Mitarbeiter individuell die Maximalanzahl der abzugebenden oder aufzunehmenden Kunden beschränkt werden. So holen Sie das Maximum aus kleinen Änderungen an den Kundenzuordnungen heraus.

Es gibt manchmal Zuordnungen von Kunden zu Außendienstmitarbeitern, an denen nicht gerüttelt werden darf. Das kann verschiedene Gründe wie eine jahrelang gewachsene persönliche Beziehung, besondere Betreuungsanforderungen oder eine vertragliche Zusage haben. Die automatische Gebietsoptimierung darf diese besonderen Zuordnungen nicht auflösen. Diese können im Gegenteil sogar ausschlaggebend für die neue Gebietsform sein. Herkömmliche Gebietsplanungssoftware kann mit derartigen Kundenzuordnungen häufig nicht wunschgemäß umgehen. portatour^® unterstützt diese Fixierungen und verfügt sogar über mehrere technische Möglichkeiten, wie diese Fixierungen hinterlegt werden können.

Manchmal dürfen bei der Gebietsoptimierung nicht alle Kunden gleich behandelt werden, was eine differenziertere Herangehensweise voraussetzt. Beispielsweise können Umsatz, Potential, ABC-Klassifizierung oder ähnliche Eigenschaften von Kunden bei der Gebietsoptimierung eine Rolle spielen. Damit kommen zu den primären Optimierungszielen wie Fahrzeitreduktion und Auslastungsbalance noch weitere benutzerdefinierte Kennzahlen dazu, die bei der Optimierung eingehalten werden müssen. Ein Beispiel: Jeder Mitarbeiter soll ein Jahresumsatzpotential von mindestens 500.000 € erhalten, maximal jedoch 25 A-Kunden und zwischen 100 und 200 Leads im Gebiet haben. Die Einhaltung dieser Kennzahlen erschwert den Optimierungsprozess. Herkömmliche Software zur Gebietsoptimierung kann derartige Zusatzkennzahlen entweder gar nicht berücksichtigen oder ist in der Umsetzung solcher Aufgaben stark limitiert. Bei portatour^® hingegen können Sie bis zu 10 zusätzliche Kennzahlen erstellen und Vorgaben dafür hinterlegen. Wenn keine Lösung gefunden werden kann, die alle Vorgaben einhält, werden Möglichkeiten vorgeschlagen, die die geforderten Richtlinien bestmöglich erfüllen. In Warnmeldungen wird erklärt, wo es zu Abweichungen von den Vorgaben kommt.

In einigen Fällen ist es wünschenswert, dass einzelne Kunden nicht individuell Außendienstmitarbeitern zugeordnet werden dürfen, sondern nur gemeinsam in Gruppen. Diese Formationen können geografischer Natur sein - z.B. nach Postleitzahlen gruppiert-, was bedeutet, dass alle Kunden einer Postleitzahlregion demselben Mitarbeiter zugeordnet werden müssen. Aber auch andere Gruppierungen sind vorstellbar, wenn z.B. die Filialen einer Kette in einer Region durch denselben Mitarbeiter besucht werden sollen. Herkömmliche Gebietsplanungssoftware erlaubt häufig nur einfaches geografisches Clustering. Bei portatour^® hingegen steht es Ihnen frei, Kunden für die Gebietsoptimierung nach Belieben zu gruppieren.

Gebietsoptimierung muss nicht zwingend bedeuten, Kunden zwischen Außendienstmitarbeitern zu verschieben. Es kann bereits die Anpassung von Besuchsintervallen einzelner Kunden zu überproportionalen Effizienzsteigerungen führen. Für diese Form der Optimierung ist es wichtig, den tatsächlichen Fahrzeitaufwand pro Kunde zu kennen. Herkömmliche Gebietsplanungssoftware kann diesen meist nur aus der Luftlinienentfernung zum Heimatort abschätzen. portatour^® hingegen verwendet einen komplexen Algorithmus, um den Fahrzeitanteil jedes einzelnen Kunden möglichst präzise zu ermitteln. Es wird dabei folgendes berücksichtigt: Das Besuchsintervall des Kunden, der Fahrzeitanteil des Kunden an möglichen Tagestouren unter Berücksichtigung der Fahrzeiten zu anderen Kunden in der Nähe (sofern Besuchsintervalle, Öffnungszeiten und Besuchsdauern für eine gemeinsame Tagestour „kompatibel“ sind), die anteilige An- und Abreise der Tagestour vom bzw. zum Heimatort, die typische Verkehrssituation zu Werkzeiten und mögliche Auswärtsübernachtungen. Bei Kunden, die verhältnismäßig viel Fahraufwand pro Besuch erzeugen, kann es sinnvoll sein, die Besuchshäufigkeit zu reduzieren.

Beispiel: Das Importieren und automatische Geokodieren von 20.000 neuen Adressen ist in portatour^® in der Regel in ca. 30 Sekunden erledigt - und zwar auch dann, wenn Adressen Schreibfehler enthalten. Für die gleiche Aufgabe benötigen herkömmliche Gebietsplanungsprogramme häufig über 15 Minuten.

Beispiel: Die Fahrzeitanalyse für 50 Gebiete mit 20.000 Kunden ist in portatour^® meist in ca. 1 Minute erledigt. Herkömmliche Gebietsplanungsprogramme können diese Analyse nicht durchführen, weil die Komplexität zu hoch ist und sie deshalb zur Entfernungsberechnung lediglich Luftlinienschätzungen heranziehen.

Beispiel: Die Optimierung für 50 Gebiete mit 20.000 Kunden dauert in portatour^® gewöhnlich nur 1-5 Minuten. Sie erhalten zudem nicht nur eine einzige Lösung, sondern bis zu 7 unterschiedliche Vorschläge, die sich in der Priorisierung von Fahrzeitreduktion vs. Auslastungsbalance unterscheiden. Zwischen diesen Lösungen schalten Sie zum Vergleichen in Sekundenschnelle um. Herkömmliche Gebietsplanungsprogramme benötigen für diese Optimierung oft eine ganze Stunde und bieten als Ergebnis nur eine einzige Lösung. Eine Änderung der Priorisierung bedeutet wiederum eine Wartezeit von einer Stunde.

Verantwortliche für den Außendienst stehen häufig vor der Herausforderung, die Auswirkung von geplanten Änderungen abzuschätzen, um dann eine fundierte Entscheidung treffen zu können. Geplante Änderungen müssen nicht unbedingt in der Kundenzuordnung verortet sein. Mögliche Szenarien sind z.B. "Alle A-Kunden sollen statt im 30-Tage-Intervall im 21-Tage-Intervall besucht werden" oder "Manche Außendienstmitarbeiter sollen Freitags im Homeoffice arbeiten und keine Kundenbesuche absolvieren". Bei diesen Anlassfällen möchten Sie rasch die Auswirkung auf wichtige Kennzahlen (v.a. Auslastung der Mitarbeiter und Besuchsintervalleinhaltung) ermitteln. Bei herkömmlicher Software zur Gebietsoptimierung müssen Sie in den Stammdaten zum Teil massenweise Daten ändern. Dies ist aufwändig, schwer nachzuvollziehen und oft noch schwieriger zu ändern oder rückgängig zu machen. Der Gebietsplanungsassistent in portatour^® hingegen bietet für solche Szenarien eigene Vorlagen an. Anstatt direkt die Stammdaten zu verändern, erstellen Sie temporäre Änderungsanweisungen. Diese sind nachvollziehbar, können bearbeitet und mit einem Klick wieder entfernt werden.

Wenn Sie mit herkömmlicher Software zur Gebietsplanung ein Szenario durch Datenmanipulation erstellt haben, ist es oft schwierig, die Auswirkung auf einen Blick zu sehen. Häufig helfen nur Screenshots und das manuelle Ausrechnen der Differenzen mit dem Taschenrechner oder in einem Programm wie Excel. Bei portatour^® hingegen haben Sie einen direkten Vorher/Nachher-Vergleich für jede Kennzahl jedes Gebiets. Und weiters: Wenn Ihr Szenario aus mehreren Einzelmaßnahmen besteht (z.B. Besuchsintervall von A-Kunden und B-Kunden unterschiedlich ändern), reicht ein Klick auf die Einzelmaßnahme, um diese temporär zu deaktivieren bzw. zu aktivieren. In Sekundenschnelle sehen Sie die Auswirkung dieser Einzelmaßnahme auf das Gesamtszenario.

Herkömmliche Software zur Gebietsplanung wird in vielen Fällen aus unterschiedlichen Gründen nur einmal pro Jahr verwendet. Sei es, dass das Einspielen aktueller Daten in die Software aufwändig ist, es nur eine Person gibt, die die Software bedienen kann (und nur selten Zeit hat) oder dass der Berechnungsvorgang langsam und zeitraubend ist. Die Optimierung ist in all diesen Fällen mit viel manueller Arbeit verbunden und die erzielten Ergebnisse sind nicht optimal. Die Gebietsoptimierung von portatour^® dagegen ist für eine häufigere Nutzung gedacht - wir sprechen von "dynamischer Gebietsoptimierung". Der Unternehmensalltag selbst ist nämlich dynamisch genug, da es unterjährig immer wieder zu geplanten oder ungeplanten Ereignissen kommen kann, die eine (temporäre) Gebietsoptimierung sinnvoll oder notwendig machen. Denken Sie an Außendienstmitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, wegen Krankheit bzw. Karenz längerfristig ausfallen, auf Teilzeitarbeit umstellen oder den Heimatort verlegen. Aber auch Änderungen im Kundenstamm - z.B. eine größere Menge an Kunden, die dazu kommt oder wegfällt - können dauerhaft oder temporär schlagend werden. Dazu kommen möglicherweise Änderungen in der Vertriebsstrategie wie Änderungen an den Besuchsfrequenzen, Fokus auf Neukunden oder Verlängerung der erwarteten Besuchsdauern, da neue Produkte eingeführt und erklärt werden müssen. Wird auf diese Ereignisse nicht rechtzeitig und adäquat in der Gebiets- und Besuchsplanung reagiert, bleiben Effizienz und Umsatz auf der Strecke liegen.

Bei herkömmlicher Gebietsplanungssoftware gibt es oft nur einen einzigen Benutzer, der die Software bedienen kann, weil z.B. die Software nur auf dessen PC installiert ist und nur er die aufwändige Schulung für die Software absolviert hat. Diese Person stellt sich dann als Flaschenhals beim Umstieg auf dynamische Gebietsoptimierung heraus und Verbesserungspotentiale bleiben häufig für längere Zeit liegen. Bei portatour^® hingegen ist die Zielgruppe der Benutzer eine wesentlich größere. Jede Person, die Verantwortung für Außendienst trägt (z.B. Regionalleiter), soll Nutzen aus der Gebietsoptimierung und -analyse ziehen - und das jederzeit. Es entstehen durch mehr Benutzer keine weiteren Kosten, da die Lizenzierung bei portatour^® nach der Anzahl der Außendienstmitarbeiter erfolgt.

Datenschutz und -sicherheit sind wichtige Themen für jedes Unternehmen. Zum einen aufgrund gesetzlicher Vorgaben (DSGVO) und zum anderen aufgrund wirtschaftlicher Interessen. Für die Einhaltung von Informationssicherheitsstandards gibt es die Norm ISO27001, welche von den meisten Herstellern von Gebietsplanungssoftware nicht erfüllt wird. Bei portatour^® hingegen ist sowohl das Rechenzentrum als auch das gesamte Unternehmen mit allen Abteilungen nach ISO27001 zertifiziert. Die Einhaltung der Normvorgaben wird jährlich durch externe Auditoren geprüft. Zusätzlich erfüllt portatour^® auch die Norm ISO27018, welche speziell auf Cloud-Anbieter abzielt.

Aus Sicht von Datenschutz und Datensicherheit ist es vorteilhaft, Daten nicht unnötig an Dritte weiterzugeben. Viele Hersteller von Gebietsplanungssoftware nutzen Drittanbieter-Services entweder zum Betrieb der Software (z.B. Microsoft Azure, Amazon AWS) oder für Geoservices, welche die Software selbst nicht oder nur langsam bzw. schlecht umsetzen kann (z.B. Geokodierung von Adressen via Google Maps, Berechnung von Distanzmatrizen via HERE). Bei portatour^® hingegen gehen keine Daten an Dritte, da der Betrieb der Software auf unseren Servern erfolgt, auf denen auch alle Geoservices laufen.

Aus Sicht der DGSVO sollten Daten von europäischen Unternehmen möglichst nur innerhalb der EU verarbeitet werden. Viele Hersteller von Gebietsplanungssoftware nutzen direkt oder indirekt Dienste von Anbietern in den USA, wodurch die Daten die Europäische Union verlassen. Bei portatour^® hingegen sind alle Server innerhalb der EU lokalisiert. Nur dort passiert die Datenverarbeitung.

Bei Datenschutzverstößen durch europäische Unternehmen drohen mitunter hohe Strafzahlungen. Deshalb sollten Unternehmen ausschließlich mit IT-Anbietern zusammenarbeiten, welche DSGVO-Konformität zusichern. Bei portatour^® erfolgt die Datenverarbeitung DSGVO-konform. Gerne bieten wir Ihnen dazu einen Auftragsverarbeitungsvertrag an.

Strategische Gebietsplanung als auch operative Tourenplanung haben starken Einfluss auf die Effizienz des Außendienstes. Deshalb muss sich jedes Unternehmen mit Außendienst mit beiden Themen beschäftigen, um wettbewerbsfähig zu sein und zu bleiben. Die meisten Hersteller von Gebietsplanungssoftware bieten keine Lösung für die tägliche Tourenplanung an. Bei portatour^® hingegen erhalten Sie beides aus einer Hand: Gebiets- und Tourenplanung. Mit über 15 Jahren Erfahrung und über 1.500 Unternehmen, die sich bereits für portatour^® entschieden haben, haben Sie damit den richtigen Partner zur Hand.

Gebiets- und Tourenplanung gehen fließend ineinander über. Es betrifft dieselben Personen (Außendienstmitarbeiter und deren Verantwortliche) und dieselben Daten (Kunden). Bei herkömmlichen Anbietern kaufen Sie zwei unterschiedliche Anwendungen für Gebiets- und Tourenplanung. Dies führt zu IT-Aufwand und Fehleranfälligkeit bei der zusätzlichen Datensynchronisation. Weiters haben die Benutzer einen erhöhten Lernaufwand, da sie zwei - meist deutlich unterschiedliche - Benutzeroberflächen erlernen müssen. Bei portatour^® sind Gebiets- und Tourenplanung in ein und derselben Anwendung integriert. Beide Module greifen auf dieselbe Datenbank mit Mitarbeiter- und Kundendaten zu. Die Oberfläche ist einheitlich gestaltet und damit rasch zu erlernen.